Содержание статьи:
1. Какие есть журналы по охране труда?2. Кто отвечает за ведение журналов по охране труда?
3. Специфика заполнения журналов по охране труда
4. Где бесплатно скачать журналы по охране труда?
5. Итоги.
Основой системы охраны труда любой компании составляет документооборот.
Это тот самый пакет документов, который требуют проверяющие, который необходим при расследовании несчастного случая и в других ситуациях. Документы различаются по назначению, например, должны быть такие, которые регистрируют реализацию той или иной меры обеспечения безопасности. В частности и к ним относятся журналы. Их правильное заполнение крайне важно для обоих сторон трудовых отношений. Для работодателя — защита от претензий надзорных органов и оправдание в судебных разбирательствах. Для работника — подтверждение того, что он выполнил свои обязанности, например, прошел инструктаж или ознакомился с инструкцией. При этом, непосредственное заполнение журналов — обязанность работодателя, поэтому для него знание правил обращения с таким документом более необходимо. Часто у ответственных лиц возникает вопрос: как правильно заполнять журнал по охране труда? Ответ на него зависит от конкретного типа журнала, но начинается с понимания их классификации.
1. Какие есть журналы по охране труда?
Их существует большое количество. При этом, они градируются по двум параметрам: обязательности и необязательности наличия. От этого зависит и то, как заполнять журнал по охране труда, и то как часто это нужно делать.Журнал регистрации инструктажей (вводного/на рабочем месте) по охране труда
Действительно до вступления в силу постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 этот вид документа был обязательным и служил локальным актом для внесения записей о проведении/прохождении инструктажей. После 01.09.2022 форму фиксации инструктажей работодатель может определять сам, и это необязательно может быть именно журнал. Тем не менее, большинство предприятий не стали внедрять что-то новое и продолжили ведение указанного документа. К слову, некоторые работодатели используют другие локальные документы, например индивидуальную карточку учета прохождения инструктажей.
Важно! С введением в действие постановления № 2464 важным стал не формат документа регистрации, а данные, которые нужно в него вносить.
Таким образом, журнал регистрации инструктажей не обязательно должен быть в “документальной обойме” работодателя.
Журнал учета инструкций по охране труда и их выдачи работникам
На практике он “делится” на два документа. В первом регистрируются утвержденные инструкции по охране труда, а во второй вносят запись, каждый раз, когда выдают их.
Этот внутренний документ — порождение практикующих специалистов по охране труда. Никогда не было и нет до сих нормативных актов, обязующих в принципе вести учет инструкций. Работодатель может сам на себя взять такое обязательство, но только в рамках локальной системы документооборота и делопроизводства. Соответственно и форму документа по учету он может определить сам.
Несмотря на то, что указанный документ необязательно должен занимать место в локальном комплекте его наличие может быть полезным. Например, при потере инструкции по охране труда можно доказать проверяющему, что она была разработана, утверждена и реально выдавалась работникам для ознакомления и последующего использования.
Журнал учета выданных направлений на медицинский осмотр.
Технически медицинский осмотр для работника начинается с получения специального документа — направления. Его выдает уполномоченный на эту работу сотрудник. Он же обязан зафиксировать этот факт (п.9 приказа Минздрава России от 28.01.2021 № 29н).
Указанный нормативный акт не требует от работодателя вести учет именно в журнале. Тем не менее, это наиболее удобный для регистрации документ, поэтому его чаще всего используют.
Важно! Если направления формируется в виде электронного документа, то их учет тоже должен вестись. Подтверждением получения служит применение электронной подписи.
Журнал учета микротравм
С 01.03.2022 работодателю вменили обязанность по разбирательству с еще одним видом повреждений здоровья — микроповреждения. Согласно статье 226 ТК РФ этот процесс включает, в том числе их учет. В помощь работодателю законодатель издал отдельный подзаконный акт: приказ Минтруда России от 15.09.2021 № 632н. Он содержит Приложение № 2, где есть форма журнала учета. При этом, в приложении указан пояснительный штамп “ Рекомендуемая форма”.
Важно! В целом весь порядок работы с микротравмами, включая их учет, работодатель может разработать сам. Это связано с тем, что приказ № 632н не содержит обязательных требований, о чем указано в п. 1.
Таким образом, журнал учета микротравм также не входит в обязательный пакет документации. Вместо него можно использовать другой документ для регистрации.
Журнал регистрации несчастных случаев.
Согласно статье 227 ТК РФ работодатель обязан регистрировать произошедшие несчастные случаи, попадающие под установленные критерии. Документом для внесения информации о травмах является именно журнал. Форма его утверждена приложением № 2 приказа Минтруда России от 20.04.2022 № 223н. Это тот случай, когда нельзя импровизировать, а нужно точно знать, как правильно заполнять журнал по охране труда по утвержденной форме.
Таким образом, журнал регистрации несчастных случаев обязательно должен быть в комплекте локальной документации.
Важно! Вести учет несчастных случаев в другом документе запрещено. За эту ошибку работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Журнал регистрации инструктажа о присвоении I группы по электробезопасности.
Процедура присвоения I группы предназначена для неэлектротехнического персонала. К ним относятся сотрудники, работа которых несет опасность поражения током, но в тоже время они не относятся к электротехническому (электротехнологическому) персоналу.
Важно! На практике к неэлектротехническому персоналу, в большинстве случаев относятся административный и офисный персонал
Названная группа по электробезопасности присваивается путем проведения инструктажа, результаты которого фиксируются в журнале. Другие документы для этой процедуры использовать нельзя. Все вышеуказанные положения утверждены п.2.3 приказа Минтруда России от 15.12.2020 № 903н
Таким образом, указанный журнал обязательно должен входить в локальный комплект документации по охране труда.
2. Кто отвечает за ведение журналов по охране труда?
Так как организация охраны труда входит в круг обязательств работодателя, то ответственность за ведение журналов лежит на нем. Такой вывод справедлив с точки зрения закона, а именно статьи 214 ТК РФ. Соответственно, проверяющие ГИТ под «административный пресс» бросят работодателя.
При этом, согласно статье 5.27.1 КоАП РФ ответственность за нарушения охраны труда могут понести три категории обвиняемых: должностное лицо, ИП и юрлицо. Не ведение обязательных журналов является нарушением.
Важно! Такая же ситуация с журналами из категории необязательных к не исполнению требований закона отношения не имеет. Взыскания за это не предусмотрено, но только в случае, если указанная форма фиксации не утверждена локальными актами.
Работодателем может быть как ИП, так и руководитель юрлица. Тут все понятно: ответственность прямая. Недопонимание в этом вопросе касается позиции должностного лица. Кто это может быть? Вот возможные варианты:
-
● заместитель руководителя организации;
● работник, назначенный ответственным за организацию охраны труда;
● специалист/руководитель службы охраны труда (при ее наличии).
На практике, именно указанные сотрудники занимаются ведением журналов, если работодатель не делает этого лично. Как распространяется ответственность за выполнение этой работы? Рассмотрим на примере организации вводного инструктажа по охране труда. Алгоритм следующий:
1. Издается приказ о назначении ответственного (специалиста/руководитель службы ОТ, другого работника) либо о внесении изменений в должностную инструкцию.
2. Одной из обязанностей указывается ведение фиксирующего документа.
3. Утверждается форма документа для регистрации (на практике, чаще всего — журнал).
4. Ответственный ставит подпись в ознакомлении с документом.
3. Специфика заполнения журналов по охране труда.
В вопросе особенностей ведения указанных документов все зависит от конкретного журнала, потому как каждый из них отвечает за то или иное мероприятие. Итак, разберем, что необходимо учитывать при заполнении журналов.Журналы, регистрирующие инструктажи по охране труда должны содержать информацию, которая утверждена п.86 и п.87 постановления № 2464. Данные для внесения практически идентичны за некоторым исключением, а именно в журнале для инструктажей на рабочем месте (в отличии от аналогичного для вводного) нужно указывать:
-
● вид инструктажа;
● причину проведения;
● наименование внутреннего документа, по которому проводится мероприятие.
Журнал, где записывают результаты присвоения I группы по электробезопасности также должен содержать набор сведений, утвержденный законодательно (п.2.3 приказа № 903н). К ним относятся:
-
● ФИО, должность инструктируемого;
● дата проведения инструктажа (она же дата присвоения группы);
● подписи участников мероприятия.
Журнал для учета травм также имеет свои особенности заполнения. Он имеет утвержденную законом структуру (приложение № 2 приказа № 223н). Из особенностей:
-
● столбец “индивидуальный номер рабочего места” заполняется только, если проведена специальная оценка (чаще всего вносят номер карты СОУТ);
● если травма произошла на опасном производственном объекте, то обязательно указывается его номер;
● вид происшествия, в результате которого произошла травма вписывается из классификатора (Приложение № 3 приказа № 223н);
● нет столбца для внесения подписей.
Важно! Графа журнала, где должна ставится подпись можно назвать основной. Если она не заполнена, проверяющий может констатировать, что мероприятие не выполнено, а это значит, что работодатель может быть привлечен к ответственности. К журналу по учету НС это требование отношения не имеет.
4. Где бесплатно скачать журналы по охране труда?
Формы обязательных журналов находятся в свободном доступе, а именно на порталах размещения правовой информации или информационно-правовых базах, например “Контур.Норматив”, “Гарант”, “Консультант Плюс”. К слову, на этих же ресурсах можно найти рекомендуемые шаблоны журналов, которые не являются обязательными, разработанные специалистами этих организаций.
Кроме указанных, бесплатными источниками информации остаются официальные ресурсы профильных органов власти. Например, на сайте онлайнинспекция.рф можно найти формы журналов, как утвержденных нормативными актами, так и просто используемых на практике работодателями.
Также существует множество онлайн-ресурсов, специализирующихся на документах по охране труда, где можно бесплатно скачать готовые шаблоны.
Важно! Шаблоны скаченных журналов необходимо проверять, чтобы убедиться, что они соответствуют актуальным законодательным требованиям.
5. Итоги
Ключевые выводы:
1. Журналы делятся на обязательные и рекомендательные. Законодательство четко разграничивает документы, форма которых строго регламентирована, и те, что работодатель может адаптировать под свои нужды. К обязательным журналам, ведение которых предписано нормативными актами без права изменения формы, относятся:
● Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
● Журнал регистрации инструктажа о присвоении I группы по электробезопасности.
Остальные рассмотренные журналы (учета инструктажей, инструкций, микротравм, выданных направлений на медосмотр) носят рекомендательный характер, и работодатель вправе использовать иные, удобные ему формы фиксации, закрепив их локальными актами.
2. Ответственность за ведение лежит на работодателе. Персональная ответственность за организацию работы с журналами и их корректное ведение возлагается на работодателя. Однако эти обязанности могут быть делегированы должностным лицам (специалисту по охране труда, руководителям структурных подразделений), которые в случае нарушений также могут быть привлечены к административной ответственности.
3. Правильность заполнения критически важна. Ключевым требованием к любому журналу является его содержательное и корректное заполнение. Отсутствие обязательных реквизитов, особенно подписей участников процедур, может быть расценено проверяющими органами как невыполнение требований охраны труда, что повлечет за собой штрафные санкции.
Таким образом, формируя пакет документации по охране труда, работодатель должен руководствоваться принципом осознанного подхода: четко разделять обязательные и факультативные журналы, обеспечивать их соответствие актуальным законодательным нормам и организовывать систему их ответственного и грамотного ведения. Это не только минимизирует правовые риски, но и выстраивает прозрачную и эффективную систему управления охраной труда в организации.